برون‌سپاری تولید محتوا به معنای واگذاری ساخت انواع محتوا (مقاله، تصویر، ویدیو، اینفوگرافیک و…) به افراد یا تیم‌هایی خارج از سازمان است. در واقع، این روش فرصتی برای سپردن این وظیفه به نیروهایی است که خارج از ساختار داخلی ما فعالیت می‌کنند.
اهمیت این روش:
- در سال‌های اخیر، حدود ۷۵٪ کسب‌وکارهای بزرگ B2B از این روش استفاده کرده‌اند.
- همچنین بیش از ۷۰٪ کسب‌وکارها قادر به تهیه محتوای استراتژیک‌شان در موعد مقرر نیستند.
- این ارقام، نشان‌دهنده نیاز و ضرورت برون‌سپاری در بازاریابی محتوا هستند.
مزایای اصلی برون‌سپاری
- کاهش جدی هزینه‌ها
تنها برای محتوا پرداخت می‌کنید و نیاز به هزینه‌های حقوق و استقرار داخلی ندارید. - صرفه‌جویی در زمان
تولید محتوا از تحقیق تا نگارش زمان زیادی می‌برد؛ انتقال پروژه به افراد خارج از سازمان، امکان تمرکز تیم بر وظایف اصلی را فراهم می‌کند. - دسترسی به مهارت حرفه‌ای
فریلنسرها یا تیم‌های محتوایی تخصصی، کیفیت و سرعت را در کنار هم ارائه می‌دهند. - انعطاف در حجم تولید
براساس نیاز کسب‌وکار (کم یا زیاد) محتوا سفارش می‌دهید بدون تعهد مالی طولانی‌مدت. - ثبات کیفیت
همکاری با تأمین‌کنندگان معتبر باعث می‌شود کیفیت محتوا در زمان و محتوا همواره حفظ شود. - ایده‌های نو و خلاقانه
دیدگاه‌های جدید و روش‌های متفاوت در تولید محتوا، مخاطب را بیشتر جذب می‌کند. - دسترسی به ابزار و تکنولوژی حرفه‌ای
نرم‌افزارهای تحلیل محتوا، تحقیق کلمات کلیدی و SEO معمولاً توسط تیم‌های تخصصی استفاده می‌شوند. - کاهش ریسک داخلی
تأمین‌کننده مسئول زمان‌بندی و کیفیت است، پس فشار از تیم داخلی حذف می‌شود.
معایب احتمالی
- کیفیت پایین محتوا: اگر تأمین‌کننده توانایی لازم را نداشته باشد.
- دانش ناکافی از حوزه تخصصی: ممکن است محتوا سطحی یا اشتباه باشد.
- بی‌هماهنگی با هویت برند: تولید محتوا بدون در نظر گرفتن لحن و فرهنگ برند مخاطب را سردرگم می‌کند.
- وابستگی به تأمین‌کننده خاص: در صورت بروز مشکل، فرآیند متوقف می‌شود.
- مشکل در ارتباطات: تفاوت در منطقه زمانی یا زبان ممکن است باعث سوء‌تفاهم شود.
- ریسک افشای اطلاعات محرمانه: احتمال نشت داده‌های حساس وجود دارد.
- هزینه بالا در طولانی‌مدت: استفاده مداوم ممکن است از استخدام داخلی، گران‌تر تمام شود.
مراحل استاندارد برون‌سپاری محتوا
- هدف‌گذاری دقیق محتوا
مشخص کنید آیا هدف‌تان افزایش شهرت، افزایش ترافیک یا تولید لید است. - بودجه‌بندی محتوا
هزینه هر واحد محتوا و خدمات جانبی را تعیین کنید. - بررسی تأمین‌کنندگان
نمونه‌کارها، بازخورد مشتریان پیشین و مهارت آن‌ها را بررسی نمایید. - درخواست پروپوزال و مصاحبه
برنامه‌کاری تأمین‌کننده را بررسی و از هم‌راستایی با اهداف سازمان مطمئن شوید. - تدوین بریف و راهنمای سبک (گایدلاین)
لحن، مخاطب هدف، فرمت و قواعد نوشتاری را در بریف تعیین کنید. - انتخاب مسیر ارتباطی مناسب
یک پلتفرم روشن برای ارتباط و هماهنگی با طرف مقابل مشخص کنید. - عقد قرارداد رسمی
همه جزئیات مانند ددلاین، مبالغ، محرمانگی و مالکیت محتوا باید در قرارداد قید شود. - بازبینی محتوا و ارائه بازخورد
محتوا پیش از انتشار بررسی شود و عملکرد آن پس از انتشار تحلیل گردد.
نکات کلیدی برای بهبود کیفیت همکاری
- بریف دقیق و جامع تهیه کنید.
- تأمین‌کننده‌ای با تجربه، نمونه‌کار قوی و ارتباط مناسب انتخاب کنید.
- مسیر مشخص برای بازبینی و اصلاح محتوا مشخص نمایید.
- بازخورد منظم ارسال کنید تا کیفیت همکاری در طول زمان بهبود یابد.
مهم‌ترین نکات در برون‌سپاری تولید محتوا؛ راهکارهایی برای داشتن همکاری موفق‌تر
سپردن تولید محتوا به افراد یا تیم‌های بیرون از مجموعه می‌تواند قدمی هوشمندانه برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه باشد؛ البته اگر با دقت و برنامه‌ریزی انجام شود. برای اینکه همکاری با نویسندگان یا تیم‌های محتوایی بیرون از شرکت به بهترین شکل پیش برود، نکاتی وجود دارد که توجه به آن‌ها بسیار مهم است:
۱. انتخاب افراد آشنا با زمینه کاری شما
بهتر است تولید محتوا را به کسانی بسپارید که با حوزه کاری شما آشنایی داشته باشند. وقتی نویسنده از فضای صنعت و اصطلاحات تخصصی سر دربیاورد، محتوایی تولید خواهد کرد که هم دقیق است و هم برای مخاطب قابل‌فهم.
۲. فراهم‌کردن فرصتی برای آشنایی بیشتر (آنبوردینگ)
خیلی از شرکت‌ها فقط برای کارمندان خود فرایند آشنایی با برند دارند، اما بهتر است همین رویکرد برای فریلنسر یا تیم محتوایی بیرونی هم در نظر گرفته شود. وقتی آن‌ها با اهداف، لحن برند، پرسونای مخاطب و فرهنگ کاری آشنا باشند، محتوای خروجی دقیق‌تر خواهد بود و نیاز به اصلاح کمتر می‌شود.
۳. ساخت تقویم محتوایی مشترک
همکاری در تدوین تقویم محتوایی کمک می‌کند تا همه بدانند چه برنامه‌ای در پیش است و محتوا در چه مسیری باید تولید شود. این کار باعث منظم شدن روند همکاری و هم‌راستایی ذهنی طرفین می‌شود.
۴. تشویق به خلاقیت در چارچوب مشخص
اگرچه ارائه دستورالعمل و راهنمای محتوایی مهم است، اما نباید به‌اندازه‌ای سخت‌گیر بود که نویسنده نتواند ایده‌پردازی کند. باز گذاشتن دست نویسندگان حرفه‌ای برای خلاقیت، گاهی باعث تولید محتواهای بسیار خاص و متفاوت می‌شود.
۵. ایجاد رابطه انسانی و محترمانه
با اینکه فریلنسر یا آژانس بیرونی عضو تمام‌وقت تیم نیست، اما بهتر است با آن‌ها مثل همکار برخورد شود. ایجاد فضای دوستانه باعث می‌شود حس مسئولیت‌پذیری بالا برود و همکاری دلپذیرتر و ثمربخش‌تر شود.
۶. تمرکز روی کیفیت به‌جای کمیت
تعداد زیاد محتوا در مدت‌زمان کم ممکن است وسوسه‌کننده باشد، اما محتوای باکیفیت است که تأثیر ماندگارتری روی مخاطب می‌گذارد. بهتر است زمان کافی برای آماده‌سازی مطالب خوب در نظر گرفته شود.
۷. به‌روزرسانی منظم دستورالعمل‌ها
با رشد کسب‌وکار، استراتژی‌ها هم تغییر می‌کند. بهتر است راهنماهای محتوایی (مثل بریف و گایدلاین) مرتب بازبینی و به‌روز شوند تا تیم بیرونی بتواند مطابق با شرایط جدید تولید محتوا کند.
۸. ارزیابی چند تأمین‌کننده
در ابتدای مسیر، همکاری آزمایشی با چند نفر یا تیم مختلف می‌تواند کمک کند تا بهترین گزینه را برای همکاری بلندمدت انتخاب کنید. این کار ممکن است کمی زمان‌بر باشد، اما در آینده از بروز مشکل جلوگیری خواهد کرد.
۹. تعیین مالکیت محتوای تولید‌شده
در قرارداد باید مشخص شود که حقوق مالکیت محتوای تولیدی به شرکت تعلق دارد. این موضوع باعث می‌شود بتوان در آینده محتوا را ویرایش، بازنشر یا تغییر کاربری داد.
۱۰. توجه به روندهای روز حوزه محتوا
هم کسب‌وکار و هم تولیدکننده محتوا باید در جریان ترندهای جدید تولید محتوا باشند. این آگاهی باعث می‌شود محتوای نهایی هم به‌روز، هم رقابتی و هم جذاب برای مخاطب باشد.
۱۱. فکر کردن به همکاری بلندمدت
اگر از کیفیت همکاری راضی بودید، بهتر است به همکاری طولانی‌مدت فکر کنید. هرچقدر آشنایی بیشتر شود، فهم دوطرفه بالا می‌رود و نتیجه کار هم بهتر خواهد شد.
۱۲. شروع همکاری با پروژه‌های کوچک
در شروع همکاری بهتر است پروژه‌های کوتاه و کوچک را تعریف کنید تا عملکرد و سبک کاری تیم بیرونی را بسنجید. این کار کمک می‌کند تا بدون ریسک زیاد، تصمیم بهتری بگیرید.
چالش‌های برون‌سپاری محتوا و راه‌حل آن‌ها
برون‌سپاری محتوا مزایای زیادی دارد اما گاهی با چالش‌هایی هم همراه است. در ادامه به مهم‌ترین مشکلات و راه‌حل‌های آن‌ها اشاره می‌کنیم:چالش ۱: هماهنگی با هویت برند
راه‌حل: ارائه راهنمای جامع از لحن، سبک، اصطلاحات مورد استفاده و نمونه‌هایی از محتوای گذشته می‌تواند بسیار کمک‌کننده باشد. وجود ویراستار داخلی یا مستقل هم به حفظ هماهنگی کمک می‌کند.
چالش ۲: افت کیفیت
راه‌حل: نوشتن بریف دقیق، ارائه بازخورد مستمر، تعیین چارچوب برای بازبینی و در نهایت، قراردادهایی که جبران خسارت یا اصلاح رایگان را در نظر می‌گیرند.
چالش ۳: ارتباطات ضعیف
راه‌حل: استفاده از ابزارهای ارتباطی مناسب، اختصاص دادن یک فرد مسئول از سمت شرکت، و برگزاری منظم جلسات هماهنگی باعث شفاف‌سازی ارتباط می‌شود.
چالش ۴: تأخیر در تحویل
راه‌حل: تعیین ددلاین‌های مشخص، تقسیم پروژه به بخش‌های کوچک‌تر، و قید کردن جریمه برای تأخیر در قرارداد می‌تواند به حل این مشکل کمک کند.
چالش ۵: هزینه‌های پنهان
راه‌حل: شفاف‌سازی همه جزئیات مالی در قرارداد و مشخص‌کردن هزینه‌های جانبی احتمالی از همان ابتدا.
چالش ۶: عدم تخصص در حوزه کاری
راه‌حل: انتخاب فرد یا تیمی که با حوزه کاری آشناست یا حداقل با اطلاعات، منابع و دسترسی به کارشناسان، آشنایی لازم را به دست بیاورد.
چالش ۷: حفظ اطلاعات محرمانه
راه‌حل: امضای قراردادهای محرمانگی و استفاده از پلتفرم‌های امن برای تبادل اطلاعات حساس.
چالش ۸: وابستگی بیش از حد
راه‌حل: حفظ حداقل یک نیروی داخلی برای مدیریت محتوا یا داشتن تنوع در منابع تأمین محتوا برای مواقع ضروری.
معیارهای انتخاب بهترین تأمین‌کننده محتوا
برای اینکه یک همکاری موفق و پایدار داشته باشید، باید تأمین‌کننده‌ای را انتخاب کنید که ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
-
آشنایی با صنعت شما یا توانایی یادگیری سریع آن
-
رزومه قوی و نمونه‌کارهای متنوع
-
توانایی خلق ایده‌های نو و محتوای اصیل
-
ارتباط مؤثر، پاسخ‌گویی سریع و احترام به بازخوردها
-
انعطاف در حجم و نوع سفارش با توجه به شرایط کسب‌وکار
-
داشتن بازخورد مثبت از کارفرمایان قبلی
-
شفافیت در نرخ خدمات و ساختار قیمت‌گذاری
-
تسلط بر اصول سئو و استراتژی محتوایی
-
وقت‌شناسی و پایبندی به ددلاین‌ها
-
درک فرهنگی و ارزشی مشترک با شرکت شما
سخن پایانی
برون‌سپاری محتوا، اگر درست مدیریت شود، می‌تواند یکی از بهترین تصمیم‌های استراتژیک برای رشد و توسعه کسب‌وکار باشد. با رعایت نکاتی که گفته شد، هم از نظر کیفیت و هم از نظر هزینه‌ها می‌توان به نتایج قابل‌توجهی دست یافت.
استودیو سیف، جایی برای جان گرفتن ایده‌هاست.در استودیو سیف، با تلفیق هنر، فناوری و تجربه، به برندها کمک می‌کنیم تا پیام‌شان را با قدرتمندترین ابزار ارتباطی — یعنی ویدیو — به مخاطب منتقل کنند.
چه به دنبال تولید محتوای تبلیغاتی باشید، چه موشن‌گرافیک، پادکست تصویری، ضبط ASMR، اینفوگرافیک‌های ویدیویی یا فیلم‌برداری از محصولات؛ همه چیز در استودیو سیف با نگاهی خلاقانه و استانداردهای حرفه‌ای طراحی و اجرا می‌شود.
